Definities

Sponsoring

Sponsoring is een zakelijke overeenkomst tussen twee of meer partijen die voor beide partijen profijt oplevert. De sponsor geeft geld of goederen en diensten aan de gesponsorde. In ruil daarvoor verleent de gesponsorde een tegenprestatie die de sponsor helpt bij het bereiken van zijn doelen.

Donatie/fondsenwerving

Vaak wordt het begrip sponsoring verward met donatie of fondsenwerving. We spreken van donateurs wanneer er geen of een beperkte tegenprestatie tegenover staat. Fondsenwerving richt zich op de werving van donateurs en giften van particulieren/bedrijven. Ook hier wordt geen of een beperkte tegenprestatie aangeboden. Beide zijn niet gericht op het vergroten van naamsbekendheid dmv reclame-uitingen. Het is moeilijk een duidelijke grens aan te geven tussen de begrippen. Wij gaan er vanuit dat bij sponsoring sprake is van een tegenprestatie.

Motieven

Sponsoring is effectief als er een goede samenwerking is tussen de partijen. Om dat te bereiken, moeten de partijen goed op de hoogte zijn van elkaars mogelijkheden en doelstellingen. Belangrijke motieven om te sponsoren zijn:

• Verbeteren van naamsbekendheid en imago
• Bereiken van specifieke (nieuwe) doelgroepen
• Ondersteuning van de taakvelden zoals leefbaarheid en wonen & zorg
• Onderhouden van het relatienetwerk (business to business)
• Nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid
• Klantenbinding
• Maatschappelijke sponsoring

Uitgangspunten

De ervaring leert dat gerichte sponsoring, naast de inzet van andere communicatiemiddelen, bijdraagt aan het verhogen van de naamsbekendheid en het opbouwen van een goed, positief imago bij zowel klanten als relaties. Een goed imago bouwen en behouden kost tijd en vraagt om investeringen, terwijl het afbreken ervan binnen een fractie van seconde kan gebeuren. Eveneens heel belangrijk is het inzetten van sponsoring vanuit maatschappelijke verantwoordelijkheid en de doelen van VV HEBES (sport, gezondheid, samenleving en -werken). We willen laten zien dat we betrokken zijn bij de samenleving en dat we ons daar als vereniging voor inzetten.

Criteria

De volgende criteria gelden voor het sponsorbeleid van VV HEBES:

• De sponsoractiviteiten zijn maatschappelijk uitlegbaar
• De sponsor dient financieel/politiek/religieus niet ter discussie staan
• Tegenover de sponsoring vinden wij als VV HEBES dat een tegenprestatie hoort te staan, zoals het plaatsen van borden, vlaggen, het opnemen van logo’s, advertenties, het organiseren van free publicity in de media, gratis entreekaarten. persuiting enz.
• Geen sponsoring van individuele personen of afzonderlijke onderdelen van de vereniging als zodanig.

Strategie

Alle acties op het gebied van sponsoring hebben als neveneffect, maar voor ons wel belangrijke uitgangspunt, het verhogen van de naamsbekendheid en het verbeteren van het imago van zowel de vereniging alsook de sponsor. Bij elke sponsor wordt getoetst welk sponsorpakket van VV HEBES het beste past bij de uiting/bereik die de sponsor nodig acht. Hierna wordt er een sponsorovereenkomst opgesteld waarin zowel de looptijd, de investering als tegenprestatie worden vastgelegd.

Maatschappelijk

Het gaat hierbij om sponsoring of donaties die direct gekoppeld zijn aan onze doelstelling. De nadruk ligt hierbij op de relatie van sponsoren met de vereniging, gemeente en de omliggende regio. De doelen hierbij zijn dat de sponsor zich op enigerlei betrokken voelt dmv:

• Het ondersteunen van de doelen van VV HEBES op het gebied van sport, gezondheid, samenleving en -werken
• het tonen van sociale en maatschappelijke verantwoordelijkheid en daardoor ondersteunen van het verenigingsleven
• het kweken van goodwill

Commercieel (netwerken)

VV HEBES stelt zich als doel sponsoren de mogelijkheid te bieden te komen tot het opbouwen van een relatienetwerken. Hiervoor zullen jaarlijks verschillende acties, die deze mogelijkheid bieden, voor sponsoren worden ingezet. Voorwaarde is wel dat gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid tot netwerken door sponsoren. Alle activiteiten worden samengebracht in de Bizz-club van VV HEBES.

Sponsorpakketten

Op basis van de praktijk van de afgelopen jaren en dit beleid zijn er verschillende sponsorpakketten samengesteld. Bekijk hier onze pakketten

Proces

1. Alle sponsoraanvragen worden neergelegd bij de sponsorcommissie van VV HEBES. De sponsor wordt benaderd door een contactpersoon van de verenging in opdracht van de sponsorcommissie. Samen bespreken ze de sponsoropties a.d.h.v. de sponsorpakketten. Krijgen anderen leden buiten de sponsorcommissie een aanvraag tot sponsoring binnen (formeel of informeel) dan wordt daar geen uitspraak over gedaan of een toezegging gegeven. Potentiële sponsoren worden gewezen op het bestaan van een sponsorbeleid en de procedure daarbinnen. Een aanvraag tot sponsoring wordt doorgeleid naar de sponsorcommissie. Deze neemt zelf of laat contact opnemen met de sponsor.
2. Alle afspraken omtrent sponsoring worden vastgelegd in een sponsorovereenkomst. Deze overeenkomst heeft een looptijd van 3 jaar.
3. De sponsorcommissie stelt adhv de informatie, die aangeleverd wordt door de contactpersoon, de sponsorovereenkomst (in 2-voud) op en legt deze voor aan de voorzitter van deze commissie, ter ondertekening.
4. De contactpersoon informeert de sponsor en laat de overeenkomst in 2-voud ondertekenen. Één exemplaar wordt geretourneerd aan de sponsorcommissie. Deze regelt de facturatie via de penningmeester en organiseert de reclame-uitingen.
5. De sponsorcommissie beheert de overeenkomsten en ziet toe op uitvoering van de reclame-uitingen en bewaakt de tegenprestaties. Tevens evalueert de sponsorcommissie de sponsorovereenkomsten en acties zodat zaken nog meer op elkaar kunnen worden afgestemd en waarnodig worden aangepast. Aandachtspunten in de evaluatie zijn: de profilering van sponsoren en VV HEBES, de reclamemogelijkheden, voortzetting van de overeenkomst na de looptijd, eventuele noodzakelijke aanpassingen tijdens de looptijd en hoe de investeringen zich verhouden t.o.v. de uitgaven voor alle reclame-uitingen.